Demande de services
Coordonnateur-trice de la Conférence annuelle du RPCDI en janvier 2018
Lieu: Ottawa
Durée du contrat et mode de paiement: paiement forfaitaire basé sur le travail à temps plein à partir de septembre 2017 à la fin de janvier 2018 (date exacte de cessation à déterminer). Le RPCDI pourrait aussi demander une aide à temps partiel à un taux horaire avant septembre.
Date limite d'inscription: 12h00 lundi 14 aout
CONTEXTE:
En janvier 2018, le Regroupement des professionnels canadiens en développement international (RPCDI) tiendra sa conférence annuelle. Le RPCDI recherche une personne qualifiée pour assurer la coordination et la mise en œuvre de cet événement important.
La conférence aura lieu à Ottawa. Cet événement spécial réunira environ 400 participants, dont une large représentation des membres du RPCDI, d’autres experts clés en développement international du Canada et de l'étranger, des décideurs politiques, des cadres du gouvernement, des universitaires, etc. Cette conférence est une occasion unique pour mener de riches discussions et débats, de partager des meilleures pratiques, et d’explorer des possibilités de partenariats innovants entre acteurs de secteurs différents.
PORTEE DU TRAVAIL / DU MANDAT:
Travaillant sous la direction du comité de la conférence du RPCDI, le / la consultant-e sera responsable de la planification, de l'organisation et de la coordination de la conférence 2018. La personne choisie travaillera directement avec le comité de la Conférence du RPCDI et dirigera une équipe de bénévoles pour assurer le succès de la conférence, y compris, mais sans s'y limiter: la programmation, la logistique, les communications, l’inscription et l’accueil. Plus spécifiquement, le / la consultant-e devra:
- Coordonner et participer aux réunions du comité de la conférence du RPCDI;
- Assurer en partie la communication avec d’autres partenaires;
- Aider à l'élaboration du programme de la conférence en cas de besoin;
- Coordonner le suivi auprès des conférenciers principaux et des panélistes invités à la conférence, pour le logement, l’inscription, le transport, ainsi que tout appui au contenu, le cas échéant;
- Gérer la préinscription en ligne, y compris le suivi des demandes de renseignements concernant l'inscription, et produire des rapports réguliers sur l'inscription;
- Superviser la logistique de l'événement sous tous ses angles et s’assurer du respect des normes les plus élevées qui favoriseront une expérience de conférence positive pour les participants;
- Élaborer en collaboration avec le comité du RPCDI un plan de travail qui identifie la liste des tâches, les délais et tout soutien additionnel nécessaire;
- Travailler avec le personnel du lieu de la conférence pour finaliser tous les détails logistiques, y compris l’organisation des salles, l’audio-visuel, l'interprétation et l’horaire de la conférence;
- Coordonner tous les services de traiteur;
- Identifier les fournisseurs, établir les contrats et gérer les paiements le cas échéant;
- Organiser les présentations d’affiches, les expositions de fournisseurs / ou de partenaires ou les tables de commanditaires, au besoin;
- Soutenir les communications internes et externes et la publicité liées à la conférence, y compris les courriels, le site Web de la conférence et les médias sociaux;
- Coordonner et appuyer les demandes de parrainage et de commandite de la conférence;
- Travailler avec le comité de la conférence du RPCDI à gérer le budget de la conférence;
- Respecter les budgets établis et fournir des mises à jour budgétaires hebdomadaires, mensuelles et finales à la fin du mandat, au besoin;
- Produire des rapports d'étape hebdomadaires, y compris les détails financiers pertinents;
- Aider à la mise en marché de la conférence, au besoin;
- Après l’événement, la personne devra régler tous les détails en suspens;
- Être disponible pour travailler de longues heures dans la période précédant l’événement;
- Répondre aux demandes urgentes en cas de besoin et être disponible à court préavis;
- Toute autre tâche nécessaire, ou demandée par le comité de la conférence du RPCDI.
QUALIFICATIONS, CONSULTANT-E:
Les qualifications requises des candidat-e-s sont les suivantes:
- Excellent anglais écrit et parlé. La maîtrise du français sera considérée un atout important;
- Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine pertinent (gestion de projet, relations publiques, communication, marketing, etc.);
- Expérience dans une fonction similaire;
- Expérience dans l’organisation et la coordination de grands événements de plusieurs journées et de coordination des activités avec des clients nationaux et internationaux;
- Expérience de travail au sein d'un comité;
- Connaissance du développement et de la coopération internationale considérée comme un atout;
- Bonne maîtrise de MS Office;
- Aptitude à établir des priorités et à s'organiser;
- Capacité de travailler de façon autonome, à diriger et à prendre des initiatives;
- Souci du détail et respect des délais;
- Compétence en service à la clientèle, marketing et ventes;
- Compétence en communication exceptionnellement claire (écrite et verbale);
- Connaissance de la gestion financière;
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement de travail au rythme rapide;
- Disponible pour travailler le soir et le week-end si nécessaire.
COMMENT POSTULER
Les personnes répondant aux critères ci-dessus sont invitées à soumettre une proposition par courriel à caidprpcdi@gmail.com au plus tard le lundi 14 aout à 12h00. Les propositions doivent inclure les éléments suivants:
- Votre CV décrivant votre expérience antérieure en organisation et coordination de grands événements se déroulant sur plusieurs jours;
- Les moyens de communiquer avec vous;
- Les moyens de communiquer avec 3 personnes pouvant fournir des références;
- Une lettre de motivation.
Nous remercions d’avances toutes celles et tous ceux qui se porteront candidat-e-s, mais nous communiquerons seulement avec les candidat-e-s retenu-e-s. Pas d'appels téléphoniques s’il vous plaît. Le RPCDI encourage, promeut et soutient la diversité dans tous les aspects de son fonctionnement.