Occasion: Un poste à contrat à court terme comme
Organisateur-trice de la Conférence annuelle
Et de l’assemblée générale annuelle du RCCDI
1er juin à septembre 2012
Soumettre votre candidature avant 16h30 le vendredi 27 avril 2012
Contexte
Le RCCDI (www.caidc-rccdi.ca) est un organisme sans but lucratif, enregistré au niveau fédéral; association tout à fait volontaire, le RCCDI donne une voix aux intérêts et préoccupations des consultants canadiens en développement international. Sa conférence annuelle se tiendra à l'automne de cette année au même moment que son assemblée générale annuelle (AGA).
La conférence aura lieu à Ottawa du dimanche 22 septembre au mardi 25 septembre 2012. Elle commencera par un événement social pour les membres le dimanche soir, suivi le lundi par des sessions en plénière et des panels de conférenciers invités, le tout suivi d'une activité de réseautage social. Le mardi matin sera composé d'une discussion en panel et d’une séance plénière de clôture, suivis d'un déjeuner pour les membres, l’AGA, et un événement de réseautage de clôture.
La conférence se tiendra dans un hôtel au centre de la région de la capitale nationale. Nous attendons environ 150 participants. Le RCCDI cherche maintenant de l'aide à court terme d'une personne dynamique et enthousiaste, ayant un intérêt pour les affaires internationales, et au comportement responsable socialement et économiquement afin d’assumer la responsabilité de la collecte de fonds, la logistique et la promotion de la conférence.
Responsabilités
Travailler avec les membres du comité organisateur de la conférence à ce qui suit:
Agir à titre de secrétaire pour toutes les réunions du comité organisateur de la conférence.
Mettre en oeuvre les orientations du comité organisateur de la conférence, y compris, mais non limité, à:
Assurer la logistique à l'égard de la planification de la conférence, y compris:
- Identifier et sécuriser le lieu d'accueil idéal, négocier les termes de l'accord et voir aux offres spéciales
- Réserver l'hébergement selon les besoins
- Dresser les délais pour la planification des événements
- Identifier des bénévoles pour aider à la gestion des événements
- Organiser la salle, par ex. l’audio-visuel, les exigences d'interprétation, la restauration, etc.
Fournir la logistique en ce qui concerne le programme et les orateurs, y compris le suivi avec les intervenants identifiés:
- Conception des sessions de la conférence de deux jours
- Identifier et inviter des personnes ressources potentielles au profil élevé pour augmenter la participation
- Création d'un formulaire d'évaluation de la conférence afin de guider la Conférence de 2013
- Organiser les événements sociaux de la conférence.
Assurer les communications de la conférence, y compris:
- Participer à l'élaboration de matériel promotionnel (courriels, annonces, affiches, etc.)
- Diffuser du matériel promotionnel
- Fournir les réponses de suivi
- Suivre les expressions d'intérêt et les autres demandes et effectuer les inscriptions.
Assurer les relations publiques et de presse, y compris la couverture médiatique et l’organisation de l’info sur le site web.
Développer une base de données des commanditaires potentiels, participer à l'élaboration de matériel de commandite/parrainage, à la promotion de la conférence auprès de commanditaires potentiels, faire le suivi des contributions de parrainage, y compris les escomptes des fournisseurs sur l'hébergement et le transport pour les participants (Rechercher des billets d'avion discount spéciaux et d'autres fournitures en nature par des commanditaires).
Participer à la rédaction de propositions de financement pour obtenir des contributions.
Maintenir à jour les dossiers sur les activités d'organisation de la conférence et les budgets
Fournir une assistance sur place lors de la conférence et l'AGA.
Participer à la rédaction d'un rapport final et d'autres tâches que pourrait demander le Conseil d'administration du RCCDI.
Qualifications
Le poste est situé à Ottawa. Une expérience en organisation de conférence est un atout. Autres qualifications:
- Un diplôme universitaire ou collégial
- Une très bonne organisation personnelle, i.e. gestion du temps, résolution de problèmes, pensée innovatrice, la capacité de travailler sous une supervision limitée
- Compétence en informatique (traitement de texte, tableurs, courriel et recherche sur Internet); les connaissances en listes de diffusion et sites Web est un atout
- Ne pas avoir peur de faire des appels non sollicités pour promouvoir la participation aux conférences et au parrainage/commandite
- Excellente compétence en communication verbale et écrite. Bilinguisme français / anglais est fortement recommandé mais pas obligatoire (verbalement) et un atout dans les communications écrites
- Une expérience antérieure dans une organisation bénévole est un atout, en particulier de travailler en coordination avec des bénévoles sous la gouverne d'un conseil d'administration bénévole
- La capacité de s'engager, sans conflit, du début de juin à septembre 2012 (environ 16 semaines de travail)
Les candidat-e-s doivent soumettre une demande en envoyant une copie de leur curriculum vitae et une lettre à caidcrccdi@gmail.com, y compris leurs attentes de salaire horaire, avant 16h30 heures le vendredi, 27 avril. Le RCCDI s'engage à verser un salaire horaire en plus d'une prime de rendement, à établir en consultation avec le candidat retenu après la sélection.
Le RCCDI remercie tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.