Demande de services: Consultant-e qui coordonnera la conférence annuelle CCCI - RPCDI: Les Journées de la coopération internationale 2015: Objectifs universels, Défis canadiens
Lieu: Bureau du CCCI, Ottawa
Durée du contrat: Janvier 2015 à fin mai, 2015
Date limite d'inscription: le vendredi 9 Janvier, 2015
CONTEXTE:
En mai 2015, le Conseil canadien pour la coopération internationale (CCCI) et le Regroupement des professionnels canadiens en développement international (RPCDI) accueilleront leur deuxième conférence annuelle conjointe. La conférence de cette année aura pour titre: Les Journées de la coopération internationale 2015: Objectifs universels, Défis canadiens. Le CCCI et le RPCDI sont à la recherche d'une personne qualifiée pour diriger la coordination et la mise en oeuvre de cet important événement.
La conférence aura lieu à Ottawa les 12-13-14 mai 2015. Cet événement spécial de 3 jours réunira environ 400 participants, dont une large représentation du CCCI et du RPCDI, d’autres experts en développement international clés du Canada et de l'étranger, des décideurs politiques, des cadres du gouvernement, des universitaires etc. Cette conférence est une occasion unique pour mener de riches discussions et débats et des partages de meilleures pratiques et d’explorer des possibilités de partenariats innovants entre acteurs de secteurs différents.
2015 est une année charnière dans le développement international. La troisième Conférence mondiale des Nations Unies sur la réduction des risques de catastrophes (RRC) se réunira en Mars 2015 au Japon pour examiner la mise en oeuvre du Cadre d'action de Hyogo pour la RRC. Aussi, les dirigeants du monde négocieront le cadre de l’après-2015 des Objectifs de développement du millénaire lors d’une réunion à New York en Septembre 2015. La conférence des parties sur les changements climatiques se tiendra en décembre 2015 à Paris. Et, fort important, il y a l’élection fédérale prévue au Canada à l'automne 2015. Les Journées de la coopération internationale 2015 toucheront plusieurs de ces thèmes, mais se concentreront principalement sur l'agenda de développement mondial de l’après-2015, et ses conséquences pour le Canada et le monde.
PORTÉE DES TRAVAUX:
Travaillant sous la direction de l’agente de mobilisation des membres du CCCI et de la présidente-directrice générale, et en consultation avec le comité de la Conférence RPCDI- CCCI, le / la consultant-e sera responsable de la planification, de l'organisation et de la coordination des Journées de la coopération internationale / Conférence 2015. La personne choisie travaillera directement avec le personnel et les membres du CCCI et du RPCDI et dirigera une équipe de bénévoles pour assurer le succès de la conférence, y compris, mais sans s'y limiter: la programmation, la logistique, les communications, l’inscription et l’accueil. Plus spécifiquement, le / la consultant-e devra:
- Coordonner et participer aux réunions du comité de la conférence;
- Aider à l'élaboration du programme de la conférence en cas de besoin;
- Coordonner le suivi auprès des conférenciers principaux et des panélistes invités de la conférence, pour le logement, l’inscription, le transport, ainsi que tout autre appui au contenu, le cas échéant;
- Gérer la préinscription en ligne, y compris le suivi des demandes de renseignements concernant l'inscription, et produire des rapports réguliers sur l'inscription;
- Superviser la logistique sous tous ses angles de l'événement et s’assurer du respect des normes les plus élevées qui favoriseront une expérience de conférence positive pour les participants;
- Élaborer en collaboration avec le CCCI et le RPCDI un plan de travail qui identifie la liste des tâches, les délais et tout soutien additionnel nécessaire;
- Travailler avec le personnel du lieu de la conférence pour finaliser tous les détails logistiques, y compris l’organisation des salles, par ex. l’audio-visuel, l'interprétation, l’horaire de la conférence, etc.;
- Coordonner tous les services de traiteur;
- Planifier un dîner de gala de remise de prix pour les participants et les invités spéciaux, y compris l'identification et la sécurisation d'un lieu, la coordination de la musique, de la restauration et du programme;
- Identifier les fournisseurs, établir des contrats et gérer leurs paiements le cas échéant;
- Organiser des présentations sous forme d’affiches, des expositions de fournisseurs / ou de partenaires ou des tables de commanditaires, au besoin;
- Soutenir les communications internes et externes et la publicité liée à la conférence, y compris les courriels, le site Web de la conférence et les médias sociaux;
- Coordonner et appuyer les demandes de parrainage et de commandite de la conférence;
- Travailler avec les agents financiers du CCCI et du RPCDI à gérer le budget de la conférence;
- Fonctionner à l’intérieur des budgets établis et fournir des mises à jour budgétaires hebdomadaires, mensuelles et finales à la fin du mandat, au besoin;
- Produire des rapports d'étape hebdomadaires, y compris les détails financiers pertinents;
- Régler tous les détails en suspens après l'événement;
- Être disponible pour travailler de longues heures dans la période précédant l’événement ;
- Répondre aux demandes urgentes en cas de besoin; et
- Toute autre tâche nécessaire ou à la demande du personnel et des membres du Comité CCCI-RPCDI
QUALIFICATIONS, CONSULTANT-E:
Le RPCDI et le CCCI invitent les particuliers et les entreprises à présenter une candidature. Les candidat-e-s doivent avoir:
- Excellent anglais écrit et parlé. La maîtrise du français sera considérée un atout important;
- Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (gestion de projet, relations publiques, communication, marketing, etc.);
- Expérience de 5 années dans une fonction similaire;
- Expérience dans l’organisation et la coordination de grands événements de plusieurs journées et de liaison avec des clients nationaux et internationaux;
- Expérience de travail au sein d'un comité;
- Connaissance du développement et de la coopération internationale considérée comme un atout;
- Bonne maîtrise de MS Office;
- Aptitude à établir des priorités et s'organiser;
- Capacité de travailler de façon autonome, à diriger et à prendre des initiatives;
- Souci du détail et respectueux des délais;
- Compétences en service à la clientèle, le marketing et les ventes;
- Compétence en communication exceptionnellement claire (écrite et verbale);
- Connaissance de la gestion financière;
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement de travail au rythme rapide;
- Disponible pour travailler le soir et le week-end si nécessaire.
COMMENT POSTULER:
Les personnes répondant aux critères ci-dessus sont invitées à soumettre une proposition par courriel à mbested@ccic.ca au plus tard le vendredi 9 Janvier 2015.
Les propositions doivent inclure les éléments suivants:
- Votre CV décrivant votre expérience antérieure en organisation et coordination de grands événements se déroulant sur plusieurs jours;
- Une lettre de motivation
Nous remercions d’avance toutes celles et ceux qui se porteront candidat-e-s, mais nous contacterons seulement les candidat-e-s retenu-e-s. Pas d'appels téléphoniques s’il vous plaît. Le CCCI et le RPCDI encouragent, promeuvent et soutiennent la diversité dans tous les aspects de leur fonctionnement.